Krótko: zdjęcie pracownika to jego dane osobowe i wizerunek, więc publikacja na stronie firmy wymaga co do zasady jego zgody. Zgoda musi być dobrowolna, jasna co do celu i możliwa do wycofania. Wyjątkiem są sytuacje opisane w prawie autorskim, na przykład gdy osoba na zdjęciu jest tylko szczegółem większej całości, takiej jak impreza lub biuro. To nie jest porada prawna: szczegóły potwierdź z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Zdjęcia zespołu na stronę fotografuję często dla kancelarii, gabinetów i firm. Pytanie „czy pracownicy muszą się zgodzić?” pada przy prawie każdym zleceniu, dlatego zebrałem odpowiedź z przepisów i stanowisk organów. Opisuję też, jak to zwykle organizuję przy sesjach zespołów.
Dwa osobne reżimy: RODO i prawo autorskie
Wizerunek chroni jednocześnie prawo autorskie i RODO. Art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim stanowi, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. RODO traktuje wizerunek jako dane osobowe, więc firma musi mieć podstawę prawną do jego przetwarzania, a w przypadku pracowników zwykle jest nią zgoda.
Stanowisko UODO
Urząd Ochrony Danych Osobowych odpowiada w poradniku dla pracodawców wprost: publikacja wizerunku pracownika na stronie internetowej wymaga jego dobrowolnej zgody. Uzasadnienie jest takie, że wizerunku pracownika nie ma w katalogu danych, których pracodawca może wymagać na podstawie Kodeksu pracy. Zgoda nie może być domniemana ani wynikać z oświadczenia o innej treści, a firma musi umieć wykazać, że ją uzyskała.
Ten sam poradnik zaznacza, że imię i nazwisko, stanowisko oraz służbowy numer telefonu i adres e-mail są ściśle związane z pracą i mogą być udostępniane na stronie nawet bez zgody pracownika. Zgody wymaga dopiero zdjęcie.
W debacie pojawiają się też głosy, że podstawą mógłby być uzasadniony interes pracodawcy, ale są to opinie organizacji branżowych, a nie ustalone stanowisko urzędu. Bezpieczna praktyka to wciąż zgoda.
Jak powinna wyglądać zgoda
- Dobrowolna. Pracownik może odmówić bez konsekwencji. Odmowa podania danych spoza katalogu z art. 22¹ nie może być powodem wypowiedzenia umowy z winy pracownika.
- Konkretna. Zgoda na stronę internetową nie obejmuje reklamy w mediach społecznościowych ani spotu. Wpisz, gdzie i jak długo zdjęcia będą używane.
- Możliwa do wycofania. Pracownik może zmienić zdanie, np. po odejściu z firmy. Warto z góry ustalić, w jakim terminie firma usunie zdjęcia ze strony.
- Udokumentowana. Ustawa nie wymaga szczególnej formy, ale pisemna lub elektroniczna zgoda pozwala ją udowodnić.
Wyjątki z prawa autorskiego
Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby, która otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie, osoby powszechnie znanej w związku z pełnieniem funkcji publicznej ani osoby będącej jedynie szczegółem całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy publiczna impreza. Portret pracownika wykonany na zlecenie firmy do strony „Zespół” zwykle nie mieści się w tych wyjątkach, więc zgoda jest potrzebna.
Jak to wygląda przy sesji zespołu
- Firma ustala przed sesją, kto zbiera zgody i w jakiej formie.
- Pracownicy wiedzą, do czego posłużą zdjęcia: strona, LinkedIn, materiały firmowe.
- Osoba, która nie chce być fotografowana, ma po prostu pominięty slot na stronie.
- Zdjęcia dostajesz w formacie do strony i do wydruku, a decyzja o wykorzystaniu należy do firmy.
Jak wygląda sesja zespołu i co dostajesz, zobaczysz na stronie zdjęcia biznesowe dla prawników i kancelarii oraz w Realizacjach.
Pytania i odpowiedzi
Czy mogę zamieścić zdjęcia pracowników na stronie bez zgody?
Co do zasady nie. Zdjęcie pracownika to jego wizerunek i dane osobowe, a UODO wskazuje, że do publikacji na stronie potrzebna jest dobrowolna zgoda. Wyjątki dotyczą m.in. osób będących szczegółem większej całości.
Czy zgoda pracownika może być ustna?
Prawo autorskie nie wymaga szczególnej formy, ale zgodę trzeba umieć udowodnić. Dlatego lepsza jest zgoda pisemna lub elektroniczna, z opisem celu i zakresu użycia zdjęć.
Co jeśli pracownik wycofa zgodę?
Firma powinna usunąć jego zdjęcia ze strony. Dobrze jest z góry ustalić termin usunięcia, na przykład w ciągu kilku dni od zgłoszenia.
Czy pracodawca może zmusić pracownika do zdjęcia na stronę?
Nie. Zgoda musi być dobrowolna, a odmowa nie może rodzić negatywnych konsekwencji. Wizerunek nie jest też w katalogu danych, których pracodawca może żądać na podstawie Kodeksu pracy.
Czy to samo dotyczy współpracowników na B2B i umowach cywilnych?
Kodeks pracy obejmuje stosunek pracy, więc na umowach cywilnoprawnych i B2B zasady mogą się różnić. Zgoda na wizerunek jest jednak nadal bezpieczną praktyką, a szczegóły ustal z prawnikiem.
Podsumowanie
Zdjęcia pracowników na stronie firmy warto traktować jako dane osobowe i wizerunek: zbierz dobrowolną, konkretną i możliwą do wycofania zgodę. Jeśli planujesz sesję zespołu, ustal z firmą, kto zajmie się zgodami, a o szczegóły prawne zapytaj prawnika lub inspektora ochrony danych. Napisz do mnie, a zorganizuję sesję tak, żeby nikt nie był zaskoczony.
Źródła
- Ochrona danych osobowych w miejscu pracy, poradnik dla pracodawców, UODO: uodo.gov.pl
- Kiedy pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika: poradnikprzedsiebiorcy.pl
- Wizerunek osoby fizycznej: prawne aspekty i ochrona, PARP: parp.gov.pl
- Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 81: isap.sejm.gov.pl